第一章  总则

第一条 为做好中国煤炭学会（以下简称“中煤学会”）机要文件管理工作，根据《中华人民共和国保守国家秘密法》、中共中央办公厅《中央文件发布、阅读和管理工作暂行规定》及《中国煤炭工业协会机要文件管理规定》，制定本规定。

第二条 本规定所称机要文件是指中共中央、国务院以及国务院各部门和国家军事机关印发的带有密级的文件；党中央、国务院领导同志批示件。机要文件一般只发组织，不发个人。

第三条 会员综合部是中煤学会机要文件的管理部门。负责机要文件的具体管理工作。

第四条 机要文件管理人员要立场坚定，坚持原则，认真负责，遵守保密纪律，严守国家秘密。

第五条 机要文件管理人员要相对固定，调动工作或长期离职时，必须将其保管的机要文件向接管人员正式移交并办理移交手续，同时上报中国煤炭工业协会（以下简称“中煤协会”）综合部。机要文件管理人员因公外出或请长假时，应请示本单位主管领导指定符合条件的人员代理其工作，不得擅自找人代理。

第二章  文件登记、收发

第六条 机要文件管理人员要对机要文件严格履行签收、登记和注销手续。

第七条 向外发送机要文件时，必须通过机要交通（会员综合部）或专人专送。发机要文件只限于特别重要和紧急的事项。

第八条 机要文件必须封装并在封套上标注密级，绝密文件和资料还应粘贴密封条或加盖密封章。

第九条 党中央、国务院领导同志批示件的传输、办理和保管，要认真执行有关保密规定，严格履行文件登记手续，不得擅自复印，不得再下传或横传。确需继续办理的，用提供“批示抄清”件的方式，通过机要部门或机要渠道运转或传递。“批示抄清”件按原批示件的密级进行管理。

第十条 请新闻媒体对党中央、国务院领导同志批示的事项进行宣传报道时，确需转载、刊登或引用批示内容的，要按程序报批。

第三章  文件传阅

第十一条 机要文件的阅读传达严格按照文件发布层次和有关规定执行，任何单位不得擅自扩大或缩小阅读传达范围。

第十二条 发至省级的机要文件，供中煤学会领导阅读；发至市级的机要文件，供司局级以上党员干部阅读；发至县级的机要文件，供处级以上党员干部阅读。按照中央的要求或中煤学会的决定，有些机要文件可传达到全体党员或群众。

第十三条 党中央、国务院领导同志的有关批示件，原则上只供学会领导以及学会领导批请具体办理的部室负责人阅看和办理，传阅范围要从严控制。

第十四条 机要文件登记后应立即呈送有关领导阅批，领导阅后的文、电如有批示，应按批示意见迅速转送有关部门办理。文件阅办不得拖延积压。

第十五条 绝密级文件要严格执行当天阅后当天归还制度，若特殊情况需要留用，要通知会员综合部并严加管理。

第十六条 绝密级文件不得复制、横传、转载、拍照和传抄。机密、秘密级文件确需复制的，应从严控制并严格履行报批手续。复制的文件视同原文件管理。

第四章  文件借阅

第十七条 各部门可向会员综合部借阅机要文件，由本部门领导到会员综合部办理借阅手续。借阅文件要当面点清，登记签收，并且要当日归还。如需延长，须办理续借手续。

第十八条 查阅已归档的机要文件，原则上在会员综合部阅览。

第五章  文件归档、清退与销毁

第十九条 凡经会员综合部转给各部室的机要文件底稿，阅办后应及时清退。

第二十条 机要文件必须定期进行清理、清退和销毁。中煤学会的机要文件由中煤协会综合部集中到保密部门统一销毁。

第二十一条 任何个人不得私自销毁、留存机要文件。要严防将机要文件、资料混杂在报纸、杂志中作为废品处理。

第六章  保密管理

第二十二条 各级领导应当高度重视，带头遵守保密制度和保密纪律，加强保密教育，经常督促检查，发现漏洞及时采取措施，严防失、泄密事件的发生。

第二十三条 会员综合部要有适当的地点和安全的设备存放机要文件，不得遗失。严禁将机要文件、重要资料带回家或带到公共场所。携带机密、秘密文件时，必须放在公文包中，乘坐有安全保障的交通工具。

第二十四条 严禁使用移动电话、普通电话机交谈机要文件的内容及涉密事项。机要文件不得用普通传真机传递，也不得在不符合保密要求的地方口述。

第二十五条存储中央文件的磁盘、光盘等介质按所有文件的最高密级管理。任何部门和个人不得将文件在计算机系统中存储、传输。

第二十六条 如发现丢失机要文件，当事人和相关部门要及时查明情况，并向本单位领导和上级主管单位报告。

第二十七条 违反本规定，故意或者过失泄露国家秘密情节严重的，依照《保守国家秘密法实施办法》的有关规定追究相应责任。

第七章  附则

第二十八条 本规定自发布之日起实施，原规定同时废止。由中煤学会负责解释。