第一章  总则

第一条 为适应中国煤炭学会（以下简称“中煤学会”）办公发展需要，规范电子邮件系统使用与管理，根据国家有关法律法规和相关部门规定，结合中煤学会工作实际，制定本办法。

第二条 电子邮件系统是基于中煤学会网上办公平台（www.chinacs.org.cn）的一项基本应用系统，所提供的电子邮箱（@chinacs.org.cn，简称“办公邮箱”）是办公自动化的组成部分。

第三条 办公邮箱是面向内设部室、分支机构、省学会、事业单位免费使用的电子邮件平台，不向社会提供服务。

第四条 中煤学会为各部室在岗人员配备专用办公邮箱，其他单位由网站统一开通办公邮箱。

第五条 使用办公邮箱必须遵守国家有关政策法规及规定，严禁利用办公邮箱传递涉密信息及不宜向社会公开的内部信息。

第二章  办公邮箱的开通

第六条 办公邮箱包括个人办公邮箱和因工作需要开通的单位公共办公邮箱。

第七条 办公邮箱一律采用实名制，开通个人办公邮箱时须登记办公邮箱的用户名称，使用人的姓名、单位、职务等。个人办公邮箱用户名称的命名规则一般以使用人员：三个字姓名的邮箱名称为拼音首字母；两个字姓名的邮箱名称为字母全拼。公共邮箱用户名称的命名规则一般以单位名称拼音首字母组成。

第八条 各单位需开通公共办公邮箱的，可自行向中煤学会网站申请。

第九条 各单位指定专人负责本单位办公邮箱的申请、发放、变更、注销等管理工作，保证个人办公邮箱与在职人员对应。在职人员原则上一人只能开通一个办公邮箱。

第十条 中煤学会网站网络管理人员应按照中煤学会保密办意见办理办公邮箱的开通、变更、注销等工作。

第三章  办公邮箱的使用和管理

第十一条 办公邮箱为在国际互联网上通用的邮箱，无论因公或因私使用，均必须遵守国家各种政策法规。

第十二条 首次使用办公邮箱时应立即修改初始密码，密码长度至少6位，并尽量用字母与数字组合，应妥善保管密码。如遗忘密码，须到中煤学会网站办理密码重置。

第十三条 各单位为开展业务工作临时或长期开通、向社会或特定群体公布的公共办公邮箱须派专人负责日常收发与管理。

第四章  办公邮箱的安全管理

第十四条 办公邮箱使用人员对自己的邮箱密码安全负全部责任，并对以该邮箱进行的所有活动负责。

第十五条 办公邮箱使用人员应及时向中煤学会网站举报邮箱被滥用或盗用情况，报告系统安全漏洞或其他不正常状态。

第十六条 办公邮箱使用人应遵守国家有关计算机、互联网法律法规及有关规定，遵守使用电子邮件服务的网络协议，不得利用办公邮箱作连锁邮件、分发违法信息、垃圾邮件或商业邮件，不得干扰网络服务，自觉维护办公邮箱的严肃性。

第十七条 网络管理人员不得对外泄露邮箱用户的个人资料，严禁私开用户邮箱，严禁私自查阅用户邮件内容。法律、法规另有规定者从其规定。

第十八条 网站可根据国家安全部门、公安、保密部门的要求，配合进行系统安全管理和分析问题、查找原因、追查责任等。

第五章  办公邮箱的维护

第十九条 各单位发生人员变动时，所在单位应及时通知中煤学会网站注销其办公邮箱。办理注销手续的办公邮箱，自注销之日起，原使用人不再拥有邮件发送接收权限。

第二十条 中煤学会网站负责电子邮件系统的日常运行维护管理工作，并接受中煤学会的监督指导。

第二十一条 中煤学会网站管理人员负责对各单位办公邮箱使用人员进行培训和指导。

第六章  附则

第二十二条 凡违反本办法者，终止其使用办公邮箱的权限，造成严重后果的，进行内部教育或处分。