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中国煤炭学会公文管理规定
发布时间:2014-09-26

  第一章  总则

  第一条  为规范中国煤炭学会(以下简称“中煤学会”)公文处理工作,提高公文处理效率和发文质量,制定本规定。

  第二条  中煤学会公文(含传真,下同),是本会在开展业务活动中所形成的规范体式的文书;是传达贯彻党和国家路线、方针、政策,发布规章、制度、办法、请示、报告和答复问题,指导、布置和商洽工作,沟通情况、传递信息、交流经验的重要工具。

  第三条  公文处理必须做到及时、准确、安全,严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定,确保国家秘密的安全。

  第四条  会员综合部是中煤学会公文处理的管理部门,负责指导各部室、所属单位和代表机构公文处理工作。

   

  第二章  公文种类

  第五条  中煤学会使用的公文种类主要包括:决定、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等十种。

  第六条  传真等只要经过一定的签批手续、套用固定的格式,即视同公文处理。

  第三章  公文格式

  第七条  公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人,标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄报单位、抄送单位、制发单位、制发时间及附件等部分组成。

  (一)涉密公文和紧急公文应当按有关规定标明密级、保密期限以及紧急程度。公文紧急程度包括特急、急件、平件。

  (二)发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称。单位之间联合行文时,主办单位排列在前;与同级或相应的政府机关、人民团体联合行文时,按照政、群的顺序排列。

  (三)发文字号包括发文单位代字、年份、序号。与其他单位联合行文时,原则上应使用排列在前的单位的发文字号,也可以协商确定,但只能标注一个单位的发文字号。

  (四)公文标题应当简要、准确地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不使用标点符号。

  (五)主送单位指公文的主要受理单位,应当使用全称或者规范化简称、统称。

  (六)公文正文应力求主题明确、理由充分,简明扼要、层次清晰,用词规范、文字标准。

  (七)公文如有附件,应当在正文之后、成文日期之前注明附件的顺序和名称。

  (八)成文日期以领导签发日期为准。联合行文以最后签发单位领导的签发日期为准。

  (九)公文除会议纪要和传真发出以外,都应当加盖印章。为简化手续和提高效率,联合上报的公文,由主办单位加盖印章;联合下发的公文,所有发文单位都应当加盖印章。

  (十)公文如有附注(需要说明的其他事项),应当加括号标注。附注的位置在成文日期和印章之下,主题词之上。

  (十一)抄报、抄送单位指除主送单位外需要知晓或执行公文的其他单位,应当使用全称或规范化简称、统称。

  (十二)公文中各组成部分的标识规则,参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。

  (十三)公文文字一律从左至右横写、横排;公文用纸一般采用国际标准A4型,左侧装订。

  第四章  行文规则

  第八条  行文应当确有必要,注重实效。

  第九条  中煤学会和所属单位的行文关系,应当根据各自的隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。

  (一)向政府部门和业务主管部门请示、报告工作,所行公文为上行文,一般用请示、报告、函等文种。

  (二)向其他不相隶属单位相互联系工作所行公文为平行文,一般用函、意见、通知等文种。

  (三)对所属单位发布指示、布置工作所行公文为下行文,一般用决定、批复、通知、通报等文种。方针、政策性的重要下行文,应同时抄报业务主管部门。

  第十条  “请示”应当一文一事;一般只写一个主送单位,需同时送其他单位的,应当用抄送形式,但不得抄送其下级单位。“报告”中不得夹带请示事项。

  第十一条  除上级领导直接交办的事项外,不得以中煤学会名义向上级领导个人报送公文。凡上级领导交办事项,在用公文报送办理结果时,应当随文附上领导原批示的复印件。

  第十二条  受双重领导的单位向上级单位行文,应当写明主送单位和抄报单位。上级单位向受双重领导的下级单位行文,必要时应当抄送其另一上级单位。

  第十三条  行政公文不得对党的组织做出指示、交待任务。如行政公文涉及党纪处分时,只能建议党员所在党组织按规定处理。

  第十四条 凡单位之间或各部室之间未协商一致的问题,不能擅自办文。各部室不得以部门名义对外正式行文。

  第五章  收文办理

  第十五条  收文办理指对收到公文的办理过程,包括签收、登记、审核、分办、批办、承办、催办等程序。

  第十六条  署名中煤学会收的公文,由会员综合部登记、审核。经审核,对符合规定且需要办理的公文,先由会员综合部提出办文建议,送秘书长审批,有关单位根据批示进行办理。

  第十七条  各部室和有关所属单位如收到报、送中煤学会的公文,应立即送交会员综合部,不得自行处理。

  第十八条  审批需要办理的公文时,主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期,其他审批人圈阅视为同意;对不需要办理的公文,圈阅表示已阅知。需要办理的公文为办件,按领导排序由后向前传批;不需要办理的公文为阅件,按领导排序由前向后传阅。

  第十九条  对需几个单位共同办理的事项,在批分公文时应指定主办单位;如未指定,则列在最前面的为主办单位。主办单位应主动与协办单位联系、协商,及时承办,不能互相推诿。如有涉及其他部门职权的事项,主办单位应当主动与有关部门协商。

  第二十条各部室对承办的公文应抓紧办理,不得延误。对有时限要求的公文,要按时办完;紧急公文,要随到随办。确有困难的,应当及时予以说明。对不宜由本部室办理的公文,应当及时退回会员综合部并说明理由。

  第二十一条  上级交办的公文,凡明确提出时限要求的,必须在规定时限内办理完毕并予以回复,凡未明确提出时限要求的,一般应在两周内回复;其他部门征求意见或会签的公文,必须在收到文件7个工作日内予以回复,因特殊情况不能按期回复时,应提前与有关部门沟通并商定回复时间及方式。

  第二十二条  公文由会员综合部负责催办。紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。

  第六章  发文办理

  第二十三条  发文办理指制发公文的过程,包括草拟、审核、会稿、核稿、签发、用印、分发等程序,依照发文首页纸规定程序执行(发文首页纸样式附后)。

  第二十四条  发文应贯彻精简的原则。会议材料一般不再行文印发。

  第二十五条  草拟公文应当做到:

  (一)符合国家法律、法规和方针、政策及其他有关规定。

  (二)情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,文字精炼,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。

  (三)公文种类应当根据行文目的、发文单位的职权及与主送单位的行文关系确定。

  (四)拟制紧急公文,应当体现紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度。

  (五)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

  (六)结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1、”,第四层为“(1)”。

  (七)应当使用国家法定的计量单位。

  (八)公文中使用非规范化简称时,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

  (九)公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。

  (十)学会公文具体格式参见附件。

  第二十六条  拟制公文时,对涉及其他部门职责的事项,办文部门应当主动征求有关部门的意见。

  第二十七条  各部室负责人要对行文质量负责,把好部门核稿关。会员综合部负责审核公文可行性、行文格式及规则、文字表述、印发数量;在不变动原意的情况下,可对公文草稿进行增删和文字加工。如有重大修改,应与拟稿人或办文部门协商;对于内容杂乱、主题不清、文理不通、字迹潦草及不符合规定的,应予退回。

  第二十八条  各部室拟制公文应当做到程序规范、手续完备,原则上应由主要负责人核签。各分支机构拟制公文,需按照发文首页纸规定程序,首先提交至会员综合部履行发文程序,审批通过后再行印发。

  第二十九条  综合性会议通知一般用中煤学会文件。

  第三十条  已签发的公文不得随意改动。如确需要改动时,必须重新核稿,并报原签发人审定。公文正式印制前,经办人应认真核对,消灭差错,以免损害中煤学会的形象。公文如需重印,应当按规定办理审批手续。

  第三十一条  转发文件一般用中煤学会文件。采取将原件直接翻印给有关单位的(绝密级和注明不准翻印的公文除外)。翻印时,应注明翻印单位、日期、份数和印发范围。

  第三十二条  拟稿人和核稿人根据公文发送范围确定印制份数。公文印制份数经确定后不得随意变更。如办文部门确需增加公文印制份数,须经秘书长同意。

  第七章  公文归档

  第三十三条  公文办理完毕后,各办文单位应根据中煤学会有关规定,及时将公文定稿、正本(三份)和有关材料整理,交会员综合部集中管理;个人不得保存应归档的公文。

  第三十四条  公文归档应当根据其相互联系、特征和保存价值等分类整理,要能正确反映中煤学会的主要工作,并保证归档公文的齐全、完整,以便于保管、查找和利用。

  第三十五条  联合办理的公文,原件由主办单位整理、归档,其他单位保存复印件或其他形式的公文副本。

  第三十六条  拟制、修改和签批公文,书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

  第八章  公文管理

  第三十七条 公文由会员综合部和分支机构专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。

  第三十八条管理涉密公文按照中国煤炭学会机要文件管理办法执行。

  第九章  附则

  第三十九条  本规定自发布之日起实施,原规定同时废止。由中煤学会负责解释。

  附件

  中国煤炭学会公文排版格式

   

  1.发文编号:方正仿宋简体      字号:三号

  2.标    题:方正小标宋简体    字号:20

  3.正文部分:字号:三号

  正    文:方正仿宋简体     

  一级标题:黑体

  二级标题:方正楷体加粗

  三级标题:方正仿宋加粗

  四级标题:方正仿宋简体

  4.数字:新宋体

  5.字母:新罗马(Times New Roman)

  6.页码部分:左右页脚分布    例: -1-

  7.纸张大小:A4

  8.页边距:上、下:2.54cm,左、右:2.9cm

  9.发文日期与发文单位:与正文空3行距离,结尾与行末空有4个中文字符的距离。



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